Praca z domu? Te narzędzia ułatwią komunikacje w firmie. Najlepsze rozwiązania do zdalnej pracy zespołowej i wideokonferencji

2020-10-12 8:23 Paweł Okopień
wideorozmowa
Autor: fizkes/gettyimages

Do niedawna możliwość pracy z domu była przywilejem nielicznej grupy osób. Za sprawą pandemii COVID-19 stała się codziennością wielu osób wykonujących pracę biurową. Praca zdalna ma swoje zalety, ale też wady. Współczesne technologie mają nam w niej pomóc. Jednym z kluczem do ułatwienia jest wybór właściwego narzędzia do komunikacji, w tym przeprowadzania wideokonferencji. Jaki jest najlepszy program do wideokonferencji?

Na rynku istnieje wiele narzędzi do komunikacji grupowej i wideokonferencji. W związku z niezwykłą sytuacją w jakiej znaleźliśmy się w 2020 roku pojawiło się też wiele nowych rozwiązań, a inne wcześniej mniej znane zyskały na popularności. My postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej programom używanym najczęściej, najpewniejszych i najbezpieczniejszych. Omawiamy je zwracając uwagę na ich największe zalety, ale też wady.

Korzystając z naszego poradnika będziecie mogli wybrać rozwiązania dopasowane do potrzeb waszej firmy. Znajdziecie też sposoby na zorganizowanie wideokonferencji ze znajomymi. Te narzędzia wszak nie muszą służyć jedynie do pracy, wideokonferencje to także świetny sposób na spędzenie czasu z bliskimi rozsianymi po kraju i świecie. O to z jakich narzędzi do komunikacji warto korzystać.

Zoom – szybkie narzędzie do wideokonferencji nawet w dużych grupach

Zoom to amerykański start-up, który zyskał gigantyczną popularność wiosną 2020 roku. Głownie ze względu na bardzo lekki i prosty interfejs oraz możliwość uruchomienia wideorozmowy przez przeglądarkę internetową. Nie trzeba nic instalować, aby móc dołączyć do spotkania. A na spotkanie zapraszamy przy użyciu linku. To dobra platforma do spotkań również w większych grupach. Niestety zaawansowane możliwości zarządzania, czy opcja nagrywania spotkań zarezerwowane są dla opcji płatnych, a darmowe spotkania grupowe mogą trwać maksymalnie 40 minut.

Adres: zoom.us

Wymagana aplikacja na komputer: NIE

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: TAK

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: TAK

Bezpieczeństwo: Możliwość wprowadzenia hasła do rozmowy, jednak w podstawowym planie brak zaawansowanej moderacji.

Microsoft Teams – nie tylko wideorozmowy, ale też kompletny system komunikacji biurowej

Microsoft Teams to narzędzie do szerokiej komunikacji w firmie, powiązane z pakietem Office 365. W ostatnich miesiącach Microsoft zachęca także do korzystania z niego w przypadku komunikacji z rodziną i bliskimi. W ramach Teams można organizować wideokonferencje i spotkania. Natomiast to co najważniejsze to obok tego mamy też całą platformę do wymiany komunikacji – możemy wymieniać pliki, rozmawiać o konkretnych dokumentach, prowadzić całą komunikację nad konkretnym projektem. Teams jest idealnym rozwiązaniem, gdy właśnie chcemy korzystać z jego szerszych możliwości. Świetnie sprawdza się w firmach gdzie wiele osób pracuje zdalnie, zastępuje inne komunikatory i setki wysłanych wiadomości e-mail. Może być też fajnym rozwiązaniem dla licznej rodziny czy zgranej paczki znajomych.

Adres: https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Wymagana aplikacja na komputer: NIE

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: TAK

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: TAK

Google Meet – darmowe wideo spotkania od Google’a

Google oferuje szereg narzędzi do pracy grupowej, ma swój pakiet programów biurowych dostępny z poziomu przeglądarki, popularnego Gmaila i wiele innych. W związku z popularnością wideorozmów w 2020 roku firma zdecydowała się też na całkowicie bezpłatne udostępnienie narzędzia Google Meet. Pozwala ono na błyskawiczne zaaranżowanie spotkania wideo. Jakość wideo jest dobra, system jest intuicyjny. Wystarczy wejść na stronę Google Meet i pozyskać link do spotkania, który wyślemy reszcie uczestników.

Adres: meet.google.com

Wymagana aplikacja na komputer: NIE

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: TAK

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: –

Facetime – wideorozmowy wyłącznie dla użytkowników sprzętu Apple

Apple stosuje rozwiązania zamknięte i nie pozwala korzystać z nich na innych sprzętach niż iPhone’y, iPady czy komputery Mac. FaceTime jest ściśle zintegrowany z pozostałymi aplikacjami Apple systemowymi telefonem i wiadomościami. To błyskawiczny sposób na realizację połączenia wideo z jedną osobą lub wieloma. Jakość połączenia jest bardzo dobra i działa to dobrze i stabilnie – pod warunkiem, że wszyscy użytkownicy mają sprzęt z nadgryzionym jabłkiem.

Adres: apple.com

Wymagana aplikacja na komputer: TAK (tylko z system macOS)

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: zintegrowana z iOS

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: –

WebEX – bezpieczne rozwiązanie, po które sięgają korporacje

Cisco to jedna z globalnych firm specjalizująca się w rozwiązaniach IT. Przed laty były to głównie urządzenia sieciowe, teraz także liczne elementy oprogramowania. Wśród nich jest WebEX, który podobnie jak Teams jest platformą do pracy i komunikacji w organizacji. Jednak część tej platformy w formie wideorozmów została aktualnie wyodrębniona i udostępniona także za darmo. Jest to stabilna platforma, z aplikacjami na wiele urządzeń, przejrzystym interfejsem i dobrą jakością połączeń. W przypadku większych potrzeb w firmie można skorzystać z reszty rozwiązań w ramach WebEX.

Adres: webex.com

Wymagana aplikacja na komputer: TAK

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: TAK

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: TAK

Facebook Messenger – idealny do rozmów ze znajomymi

Komunikator Facebooka kojarzy nam się głównie z wiadomościami tekstowymi. Messenger umożliwia jednak rozmowy wideo i to grupowe. Rozmowy mogą odbywać się zarówno przez przeglądarkę, jak i aplikacje mobilne. To rozwiązanie, które warto polecić przede wszystkim w gronie znajomych czy rodziny. Większość osób korzysta z Facebooka, a przynajmniej ma konto. Wideo jest mocno kompresowane, ale dzięki temu nie ma większych problemów z połączeniem. Bliźniacze rozwiązania oferują pozostałe narzędzia Facebooka – Instagram i Whatsapp.

Adres: https://www.messenger.com

Wymagana aplikacja na komputer: NIE

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: TAK

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: –

Skype – wciąż popularne rozwiązanie do wideorozmów

Skype swoją popularność zyskał lata temu, w Polsce głównie na fali pierwszej emigracji po wejściu naszego kraju do Unii Europejskiej. Wtedy ułatwiał rozmowy głosowe. Teraz działa w przeglądarce i pozwala także na szybkie rozmowy wideo. Atutem jest chociażby możliwość udostępniania ekranu komputera w przypadku korzystania z aplikacji. Jest to też narzędzie dobrze zaprojektowane jeśli chodzi o obsługę, jakość połączeń jest również na wysokim poziomie.

Adres: skype.com

Wymagana aplikacja na komputer: NIE

Dostępna aplikacja na urządzenia mobilne: TAK

Wersja darmowa: TAK

Wersja płatna: Opłaty za połączenia telefoniczne

To, na który system się zdecydujecie zależy w dużej mierze od waszych potrzeb, przyzwyczajeń i preferencji. W przypadku firmy warto przeprowadzić próby z kilkoma aplikacjami, a następnie poznać opinie współpracowników. Warto też sprawdzić jak dane narzędzie radzi sobie z kiepskiej jakości łączami oraz przy aplikacjach mobilnych. Także przy wideorozmowach ze znajomymi warto wybrać rozwiązanie wśród was dominujące i dobrze znane. Niezależnie od aplikacji należy zadbać o bezpieczeństwo – nie umieszczać linków do spotkań publicznie, zwracać uwagę na to kiedy włączona jest kamera i mikrofon, zweryfikować, do jakich danych aplikacja ma dostęp na naszym urządzeniu mobilnym.

Praktyka niestety pokazuje, że mimo chęci często musimy korzystać i tak z wielu rozwiązań, gdy na przykład nasi partnerzy biznesowi mają inne wymagania i preferencje. Pocieszające jest to, że finalnie jesteśmy w naszym domu, a nie spędzamy kilku godzin w podróży i na spotkaniu.